Invoice adalah dokumen yang digunakan oleh pedagang sebagai tanda bukti pembelian sebuah produk yang telah dibeli. Isinya berupa daftar barang-barang yang telah dibayarkan maupun akan segera dibayar oleh si pembeli kepada penjual. Dalam istilah ekonomi, invoice adalah sebuah kertas yang disebut dengan faktur pembelian atau struk pembelian sebagai tanda terima transaksi jual beli.
Pembuatan dokumen invoice / gambar https://pixabay.com/photos/writing-pen-man-ink-paper-pencils-1149962/
Dalam kegiatan jual beli sering kita temui konsumen yang mengulur-ulur waktu atau meminta jangka waktu dalam sebuah pembayaran, kita sebagai penjual pasti tidak ingin jika invoice kita sampai terlewat untuk diberitahukan kepada pembeli.
Maka dari itu, berikut ada beberapa tips yang bisa dilakukan untuk membuat daftar invoice lebih mudah diingat, tidak terlupakan dan segera dibayarkan:
- Membuat invoice yang mudah dimengerti. Sebagai orang awam atau pemula, pastikan membuat tampilan invoice yang sederhana tanpa harus membingungkan pembaca, karena tidak semua orang mengerti ilmu akuntansi. Invoice adalah sebagai petunjuk jika orang yang melakukan transaksi lupa apa saja yang telah dibeli. Terlebih lagi jika pembeli adalah orang yang teliti dalam pengeluaranya.
- Jangan lupa memberikan logo toko/ perusahaanditempat yang tepat. Hal ini dimaksudkan sebagai acuan ingatan alam bawah sadar konsumen, tanpa harus membaca panjang lebar. Karena dengan diwakili logo perusahaan anda, mereka akan mengingat bahwa mereka mempunyai atau pernah melakukan transaksi di toko anda. Ingat bahwa invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai tanda bukti jual beli, lantas bagaimana jika pelanggan melakukan transaksi kredit? Maka beri batasan pembayaran lebih awal dalam batas waktu maksimal yang sesungguhnya pada invoice. Misalnya seperti tenggang waktu pembayaran selama 30 hari dalam invoice, maka tidak menutup kemungkinan pelanggan anda akan mundur dari jangka perkiraan yang sudah dituliskan, sebaiknya jangka waktu diperlambat 2 minggu untuk mengurangi penumpukan kredit dalam buku besar bulanan perusahaan anda. Hal itu sangatlah adil, mengingat bisnis anda sudah memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan.
- Pilih orang yang tepat. Karena invoice adalah sifatnya faktur sebagai tanda bukti pembelian, maka akan fatal jika kita melewatkan dokumen ini dan dibuang begitu saja. Seperti halnya saat kita membeli barang di sebuah pusat perbelanjaan, yang di buang begitu saja tanpa tau manfaatnya. Jika anda adalah pengusaha yang sering memberikan tenggang waktu pembayaran kepada pembeli (kredit), maka anda perlu memilih orang yang tepat saat mengirimkan sebuah invoice. Karena seringkali jika kita salah dalam memilih, maka invoice kita akan terlambat dalam pembayaranya. Seperti halnya jika kita beranggapan bahwa semakin banyak mengirimkan invoice maka semakin cepat akan dibayarkan. Justru itu tidak tepat, malah akan membuat anggapan hahwa orang lain yang akan mengurusnya, sehingga kemungkinan invoice akan terabaikan semakin besar.
- Pemberian insentif atas pembayaran invoice lebih awal kepada pelanggan. Berdasarkan pengamatan dari kegiatan pelanggan, ada yang menunda pembayaran invoice karena belum sampai pada batas waktu yang diberikan, maka itu artinya anda perlu memberikan reward kepada pelanggan anda yang membayar invoice sebelum waktunya, seperti menawarkan diskon kecil kepada usaha mereka, dan juga menjalin kerjasama yang menguntungkan supaya mendorong semangat dari pelangan lain untuk segera membayar tagihan yang mereka punya.
Pembarian reward / gambar : https://pixabay.com/illustrations/medal-award-reward-business-3176450/
- Memperingatkan pelanggan jika terlalu lama menunggak invoice. Telah kita ketahui bahwa invoice adalah dokumen yang digunakan oleh pedagang sebagai tanda bukti pembelian sebuah produk yang telah dibeli, dimana isinya berupa daftar barang-barang yang telah di bayarkan maupun akan segera di bayar oleh si pembeli kepada penjual. Namun jika pembeli melakukan kredit apa yang perlu dilakukan? Yakni dengan cara memberikan denda untuk sebuah keterlambatan pembayaran. Dendanya bisa berupa penambahan biaya keterlambatan barang ke dalam invoice. Selain memberikan peringatan berupa denda, anda jangan sungkan memberikan surat peringatan jika dalam jangka pendek belum ada respon dari pelanggan kepada anda. Bisa saja mereka lupa terhadap invoice yang ditujukan kepada mereka. Bisa karena banyak hal mulai dari kelalaian mereka ataupun dari banyaknya kerjaan yang mereka jalankan. Kita bisa membantu mengingatkannya melalui panggilan telepon, e-mail ataupun melalui surat.